Qu’est-ce qu’un Progiciel de Gestion Intégrée (PGI) ?

Le Progiciel de Gestion Intégré (PGI) se définit comme le système d’information utilisé par une entreprise en vue de contrôler et gérer au quotidien l’ensemble de ses informations et de ses opérations.

Découvrez dans cet article les éléments essentiels à connaître sur ce type de logiciel.

L’origine du Progiciel de Gestion Intégrée

L’existence des PGI remonte aux années 1960, suite à la mise à jour du programme de production de la société Toyota, concernant la gestion de ses besoins en matières premières.

À partir de 1990, la logique relative au PGI s’étend progressivement aux fonctions vitales de l’entreprise. Aujourd’hui, elle touche la gestion des ressources humaines et financières, l’approvisionnement ou encore la vente.

Qu’est-ce qu’un Progiciel de Gestion Intégrée ?

Le Progiciel de Gestion Intégrée, en anglais ERP « Enterprise Ressource Planning » signifie planification des ressources de l’entreprise.

Il s’agit d’une combinaison d’applications informatiques relatives à la gestion des commandes, des stocks, des ventes, etc. Il couvre ainsi l’ensemble du Système d’Information de l’entreprise. Ce logiciel est primordial pour l’entrepreneur dans l’orientation de ses prises de décisions.

L’utilisation du Progiciel de Gestion Intégrée

En utilisant un PGI, l’entreprise a pour objectif de pouvoir standardiser son processus et ses données afin de faciliter le contrôle et le suivi de ses activités.

Ces informations sont en général relatives :

• aux ventes et à la gestion commerciale en vue d’obtenir rapidement un aperçu sur le chiffre d’affaires mensuel ou sur la performance des commerciaux par exemple,
• à la comptabilité : pour mieux contrôler les achats et dépenses générés par l’activité de l’entreprise,
• au contrôle de gestion,
• à la gestion des stocks (logistique, transport, etc),
• à la gestion des achats (approvisionnement en matières premières, relations fournisseurs, etc),
• à la gestion des ressources humaines (établissement de paie, base de données employés, etc).

Pourquoi opter pour un PGI au sein de son entreprise ?

En agissant comme le cerveau même de l’entreprise, les Progiciels de Gestion Intégrée procurent de multiples avantages :

• une fluidité et une homogénéité des informations. Conservation des informations dans un seul fichier (fichiers clients, fichiers de suivi des stocks…) ce qui facilite aisément le partage d’informations et la communication tant en interne qu’en externe ;
• une parfaite maîtrise du facteur « temps ». Grâce à une planification minutieuse, les activités et l’atteinte des objectifs sont contrôlées de manière stricte au jour le jour. De cette manière, les délais de mise en œuvre sont respectés à temps, tels que planifiés au départ ;
• une meilleure gestion des flux économiques et financiers grâce à des tableaux de bords qui indiquent en temps réel les entrées et sorties d’argent. C’est d’une grande utilité pour les décisionnaires dans la prise des décisions de gestion importantes ;
• une optimisation des coûts. En effet, les données sont transmises rapidement de manière efficace et efficiente à tous les niveaux. De plus, en raison de l’homogénéisation des processus, les coûts de formation du personnel demeurent minimes ;
• une utilisation évolutive. Au fil du temps et à mesure que la société évolue, le PGI peut facilement être mis à jour et contenir de nouveaux modules destinés à simplifier davantage les opérations de gestion ;
• une réduction de la masse salariale. Grâce au PGI, les opérations de comptabilité sont saisies automatiquement et en temps réel dans le journal comptable. Ainsi, la société n’a plus besoin d’embaucher un aide-comptable qui représenterait pour elle une charge financière supplémentaire.

Quelles sont les limites de son utilisation ?

Malgré ces multiples avantages indéniables, les PGI présentent également quelques inconvénients :

• dans le cas où les activités sont mal pilotées, les objectifs mal définis, la mise en œuvre par le personnel risque d’être plus complexe ;
• malgré des coûts de formation réduits, les coûts de licence et d’accompagnement du logiciel s’avèrent relativement coûteux. De plus, une fois opérationnel, le système nécessite une maintenance régulière. Les coûts de maintenance peuvent également être onéreux ;
• parfois il arrive que le périmètre fonctionnel n’arrive pas à couvrir l’intégralité des besoins de l’entreprise ;
• la mise en place d’un PGI requiert des connaissances solides sur tous les processus agencés au sein de l’organisation ;
• étant donné que le PGI exige une base de données largement spacieuse, son installation implique la disposition de puissants serveurs réseaux.

Quelques conseils utiles lors du choix d’un PGI

Investir dans la mise en place d’un PGI représente un énorme enjeu pour l’entrepreneur. Il est ainsi crucial de bien choisir l’ERP qui convient à ses besoins. Pour cela, il est important de vérifier ces quelques critères :

1. La commodité de son utilisation. Les informations gérées par les PGI ne concernent pas tous les employés au sein de l’entreprise. Il faudra ainsi veiller à ce que l’utilisateur soit celui qui en a le plus besoin au sein de l’organisation afin d’éviter une fuite d’informations. Un facteur d’autant plus capital auprès des entreprises multinationales œuvrant à l’échelle mondiale, où les données diffèrent d’un pays à l’autre.
2. Sa compatibilité avec les appareils mobiles. Vous pouvez choisir de synchroniser le PGI avec les téléphones mobiles de vos employés pour accroître l’utilisation par le personnel du logiciel, à tout moment, aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’entreprise. Sachez tout de même que ce type de PGI requiert une technologie adaptée et donc des coûts supplémentaires.
3. La flexibilité de la plateforme. Outre sa propriété de base axée sur la gestion du système d’informations, certains PGI offrent des caractéristiques complémentaires. Pour se faire, vous pouvez faire appel à des éditeurs de PGI communément accessibles auprès des associations telles que le BSA (Business Software Alliance) ou le BASDA (Business Application Software Developers Association).
4. Les témoignages des clients. N’hésitez pas à demander des témoignages de clients auprès des prestataires auxquels vous faites appel pour l’installation de votre PGI. En effet, ces recommandations permettent d’obtenir un aperçu de l’expertise du fournisseur et de ses capacités techniques.

Ce qu’il faut retenir

La solution PGI s’adapte à tous types d’entreprises quel que soit sa taille et son domaine d’activité.

Néanmoins, en raison de ses avantages et ses inconvénients, libre à chaque entrepreneur d’équiper ou non son système de gestion d’un Progiciel de Gestion Intégré. Notez que la mise en place d’un PGI requiert le plus souvent plusieurs mois de préparation.