Des astuces méconnues pour améliorer votre productivité numérique lors du télétravail

Lors de la pandémie de Covid-19, le monde a dû s’adapter à une nouvelle réalité. Un monde où les interactions en face à face n’étaient pas possibles et où le télétravail était devenu la norme. Même après la fin de cette période difficile, les côtés positifs du télétravail et des activités hybrides sont restés.

Les raisons en sont multiples, allant de l’augmentation de la productivité grâce à des horaires de travail plus flexibles à la facilité de produire et d’envoyer des documents exclusivement sous forme numérique. Malgré cela, le télétravail peut encore représenter un coût pour ceux qui ne connaissent pas les bonnes ressources et les astuces.

Dans ce contexte, nous avons listé des éléments qui constituent des outils utiles pour optimiser le télétravail, toujours avec l’objectif de gagner du temps et de maintenir l’organisation sans pour autant négliger la qualité.

Certaines de ces astuces peuvent même échapper aux professionnels les plus expérimentés !

Astuce 1 : effectuer la conversion des fichiers

Il n’est pas rare qu’une partie de notre temps de travail soit consacrée exclusivement à l’attente. Attendre l’envoi d’un fichier, attendre le téléchargement d’un document important…

C’est là qu’interviennent les fonctionnalités de conversion, comme c’est le cas avec les éditeurs de fichiers PDF. Smallpdf en est un excellent exemple.

Il s’agit d’un service en ligne (qui élimine en soi le temps et les soucis liés au téléchargement et à l’installation) qui vous permet de convertir un PDF en Word. Cela permet d’envoyer des documents plus rapidement, sachant qu’un PDF est plus léger qu’un document Word.

Astuce 2 : utiliser les fonctionnalités « ne pas déranger » sur les appareils

Ce conseil n’est peut-être pas inconnu, mais il est certainement négligé !

Pour ceux qui ne le savent pas, une brève explication : la plupart des appareils électroniques que nous utilisons au quotidien, qu’il s’agisse d’ordinateurs ou de smartphones, ont des fonctionnalités qui limitent les notifications et les ressources.

Cela signifie que vous ne serez pas interrompu par une notification WhatsApp alors que vous êtes en train de rédiger un texte important pour le travail, par exemple.

Votre productivité augmentera en réduisant les distractions.

Astuce 3 : disposer d’un espace confortable

Ceux qui pensent qu’une bonne machine est l’élément le plus important pour la productivité numérique dans le télétravail se trompent.

Un ordinateur peut être rapide, mais cela ne sert pas à grand-chose si la personne qui l’utilise n’est pas opérationnelle à 100 %. C’est là qu’intervient l’importance d’un environnement de travail confortable.

Une chaise qui maintient votre posture et offre un confort agréable pour une journée de travail est essentielle pour la productivité numérique.

Il en va de même pour des facteurs tels que des environnements calmes et un éclairage adéquat. Au-delà de la configuration du matériel, il faut tenir compte de l’environnement.

Astuce 4 : prendre des pauses régulières sans culpabilité

La quatrième astuce n’est pas liée à la technologie, mais à un élément qui nous fait un peu peur : les pauses !

Si vous travaillez à domicile ou de manière hybride, vous avez certainement envisagé de prendre une pause, mais vous avez pensé que cela risquait de compromettre vos performances. C’est tout le contraire !

Plusieurs études scientifiques confirment que faire des pauses est positif pour la qualité du travail, compte tenu du besoin de « remise à zéro » de notre cerveau.

En donnant à votre cerveau la possibilité de se reposer et de se réorganiser, vous garantissez un travail plus efficace et de meilleurs résultats.

Intégrer ces pauses dans votre routine améliore votre santé mentale et contribue aussi à des performances plus satisfaisantes à long terme.

Astuce 5 : établir une routine avec des horaires clairs

Le télétravail peut vous donner la fausse impression que vos horaires sont totalement flexibles, mais en pratique, une routine bien définie fait toute la différence lorsqu’il s’agit de maintenir la productivité.

En outre, le respect d’un programme quotidien facilite la gestion du temps et évite que de petites tâches ne prennent plus de temps que nécessaire.

L’utilisation d’applications d’organisation telles que Google Calendar ou Notion peut s’avérer une aide précieuse pour garder le contrôle sans se surcharger l’esprit.

Astuce 6 : apprendre les raccourcis clavier et l’automatisation des tâches

Souvent, de petites actions répétitives prennent un temps précieux tout au long de la journée.

Les raccourcis clavier peuvent sembler des détails insignifiants, mais à long terme, ils représentent des économies considérables.

Des programmes comme Excel, Google Docs et même les navigateurs ont des commandes qui accélèrent les tâches routinières.

Des outils tels que Zapier et IFTTT vous permettent de connecter différents services et d’automatiser des processus, comme l’enregistrement des pièces jointes d’un courriel directement sur Google Drive ou la création de rappels automatiques pour les réunions.

Avec un peu de configuration initiale, ces solutions éliminent de nombreuses tâches manuelles.

Astuce 7 : organiser son espace numérique

Il ne suffit pas d’avoir un espace physique confortable, l’organisation de l’environnement numérique est aussi essentielle.

Des dossiers désorganisés, des fichiers en double et un bureau rempli d’icônes rendent difficile la recherche de documents importants.

Pensez aussi à utiliser des gestionnaires de mots de passe tels que LastPass ou Bitwarden pour éviter de perdre du temps à récupérer les accès. L’organisation de votre bureau virtuel contribue à un flux de travail plus fluide et moins stressant.

En conclusion

Pour maximiser la productivité du télétravail, il est essentiel d’adopter des astuces simples et efficaces, telles que la conversion des fichiers pour en faciliter l’envoi, l’utilisation des fonctions « ne pas déranger » pour réduire les distractions et l’investissement dans un environnement confortable et bien organisé.

Établir une routine avec des horaires fixes, faire des pauses régulières, apprendre des raccourcis clavier et automatiser des tâches sont autant de pratiques qui peuvent faire une grande différence dans votre quotidien, en contribuant à une plus grande efficacité et à un plus grand bien-être.